Globale HR Excellence vorantreiben: Payroll- und Time-Management-Transformation
Das Projekt und die Projektziele
Ein globaler Anbieter von Heiz- und Kühllösungen arbeitete mit der HCM Consultant Group zusammen, um seine Payroll- und Time-Management-Systeme in mehreren Regionen zu modernisieren. Die Initiative umfasste die Migration eines Legacy-Payroll-Systems auf die On-Premises-Payroll-Lösung (PY) von SAP im Vereinigten Königreich sowie die Implementierung von SAP Time Management in Japan zur Einhaltung neuer arbeitsrechtlicher Anforderungen. Beide Projekte zielten darauf ab, Effizienz zu steigern, Compliance sicherzustellen und die übergreifende digitale Transformationsstrategie des Unternehmens zu unterstützen.
Für das Vereinigte Königreich bestand das primäre Ziel darin, die Payroll für eine vielfältige Workforce von 400 Mitarbeitenden, Produktionsbeschäftigten und Pensionären vor dem Support-Ende des Altsystems zu migrieren. Das Projekt sollte die Genauigkeit der Payroll verbessern, Berechnungen automatisieren und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Vereinigten Königreich sicherstellen sowie gleichzeitig eine nahtlose Einbindung in die globale SAP-Roadmap der Organisation ermöglichen.
In Japan lag der Fokus auf Compliance-getriebenen Anforderungen. Jüngste Änderungen im Arbeitsrecht machten eine robuste Time-Management-Lösung erforderlich, um Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Überstundenberechnungen korrekt zu erfassen. Darüber hinaus waren die Verbesserung der HR-Prozesse und Reporting-Fähigkeiten zentrale Prioritäten.
Wie HCM unterstützt hat & welche Herausforderungen bestanden
Die HCM Consultant Group spielte in beiden Projekten eine zentrale Rolle und brachte fachliche Beratung, technische Implementierung und Change-Management-Unterstützung ein. Im Vereinigten Königreich führte HCM die Migration des Payroll-Systems, steuerte Datenintegrität und Systemintegrationen und schulte Payroll-Administratoren für einen reibungslosen Übergang. In Japan unterstützte das Team die Implementierung von SAP Time Management, stellte die Einhaltung neuer regulatorischer Anforderungen sicher und optimierte HR-Prozesse für mehr Effizienz.
Projekt Vereinigtes Königreich:
Zeitliche Einschränkungen: Das Support-Ende des Legacy-Payroll-Systems erforderte einen schnellen Übergang, ohne Abstriche bei der Genauigkeit zu machen.
Komplexe Workforce-Anforderungen: Das Payroll-System musste unterschiedliche Mitarbeitergruppen, gesetzliche Verpflichtungen und Pensionsmodelle abbilden.
Datenmigration: Historische und rückwirkende Payroll-Daten mussten sorgfältig migriert werden, um Genauigkeit und Integrität zu erhalten.
Systemintegration: Die Payroll musste nahtlos mit dem SAP-Finance-Modul und BACS für die Zahlungsabwicklung integriert werden.
Change Management: Die Schulung der Payroll-Administratoren und der Umgang mit Widerständen gegenüber neuen Prozessen waren zentrale Herausforderungen.
Projekt Japan:
Fehlender strukturierter Kick-off: Durch das Fehlen eines strukturierten Kick-offs wurde Change Management zu Beginn nicht ausreichend priorisiert.
Komplexität der Compliance: Die Anpassung an sich verändernde arbeitsrechtliche Anforderungen erforderte eine sorgfältige Ausrichtung an den gesetzlichen Vorgaben.
Keine klaren Messgrößen: Der Projekterfolg wurde stärker über Kundenzufriedenheit als über vorab definierte Key Performance Indicators (KPIs) bewertet, wodurch die Fortschrittsmessung anspruchsvoller wurde.
Mehrwert & Lessons Learned
Die HCM Consultant Group schuf in beiden Projekten deutlichen Mehrwert:
Höhere Effizienz: Die Automatisierung von Payroll-Prozessen und Zeiterfassung reduzierte manuellen Aufwand und erhöhte die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Regulatorische Compliance: Die neuen Lösungen stellten die vollständige Einhaltung britischer Payroll-Gesetze und japanischer arbeitsrechtlicher Anforderungen sicher.
Datengenauigkeit & Sicherheit: Verschlankte Datenmigration und verbesserte Reporting-Fähigkeiten erhöhten Transparenz und Entscheidungsqualität.
Skalierbarkeit: Die Systeme wurden so gestaltet, dass sie zukünftiges Wachstum und weitere Prozessautomatisierung unterstützen.
Vertrauen des Kunden: Der erfolgreiche Abschluss der Projekte führte zu einer fortlaufenden Payroll-Support-Vereinbarung und spiegelt das Vertrauen in die Expertise von HCM wider.
Lessons Learned:
Kollaborative Planung ist entscheidend: Frühes Alignment mit Stakeholdern minimiert Verzögerungen und ermöglicht eine reibungslose Umsetzung.
Datenintegrität ist entscheidend: Sorgfältige Datenbereinigung und Migrationsprozesse verhindern Probleme nach dem Go-live.
Flexibilität ist entscheidend: Die Fähigkeit, auf unerwartete Herausforderungen wie enge Deadlines und veränderte Compliance-Anforderungen zu reagieren, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Training fördert Adoption: Praxisnahe Trainings helfen Administratoren und HR-Teams, neue Systeme sicher anzunehmen und zu nutzen.
Fazit
Diese Success Story zeigt die Fähigkeit der HCM Consultant Group, komplexe HR- und Payroll-Transformationen unter engen Zeitvorgaben erfolgreich umzusetzen. Durch die Lösung unmittelbarer operativer Anforderungen bei gleichzeitiger Sicherstellung langfristiger Skalierbarkeit stärkte HCM seine Position als vertrauensvoller Partner für digitale Transformation. Die fortlaufenden Support-Vereinbarungen bestätigen zusätzlich das Vertrauen des Kunden in die Fähigkeiten von HCM und schaffen die Grundlage für weitere Zusammenarbeit und Innovation.