Nahtlose Payroll-Konsolidierung: Von Legacy-Systemen zu modernem SAP ECP
Das Projekt und die Projektziele
Ein führendes multinationales Telekommunikationsunternehmen stand vor der Herausforderung, seine Payroll-Systeme zu modernisieren und zu konsolidieren. Drei veraltete SAP-HCM-Payroll-Systeme arbeiteten unabhängig voneinander, sodass die Integration und Konsolidierung der Daten in ein einheitliches modernes System erforderlich wurde. Das Unternehmen entschied sich für SAP ECP (Employee Central Payroll), das nahtlos mit dem bestehenden SAP SuccessFactors Employee Central Core HR System integriert werden musste. Unser Team analysierte, verarbeitete und migrierte Mitarbeiterstammdaten einschließlich payrollrelevanter Daten.
Über Jahre hatte das Unternehmen drei separate SAP-HCM-Systeme für die Payroll unterschiedlicher Business Units und Abteilungen genutzt. Diese dezentralen Systeme führten zu Ineffizienzen, Redundanzen und höheren operativen Kosten. Zudem war die Pflege und Steuerung der Daten in diesen Systemen aufwendig und fehleranfällig.
Das Hauptziel des Projekts war die Konsolidierung der Payroll-Daten aus den drei bestehenden SAP-HCM-Systemen im neuen SAP-ECP-System. Die Ziele umfassten:
Datenanalyse und -verarbeitung: Detaillierte Analyse der bestehenden Daten sowie Bereinigung und Harmonisierung.
Datenkonsolidierung und Mapping: Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen und Anpassung an die Struktur des neuen SAP-ECP-Systems.
Datenmigration: Einsatz verschiedener Importtechniken, darunter die Legacy System Migration Workbench (LSMW), um einen reibungslosen Datentransfer in das SAP-ECP-System sicherzustellen.
Validierung und Testing: Umfassende Verifikation der migrierten Daten und intensive Tests zur Sicherstellung von Genauigkeit und Vollständigkeit.
Wie HCM unterstützt hat
Datenanalyse und -verarbeitung
Unser Team begann mit der Analyse der vorhandenen Daten in den drei SAP-HCM-Systemen. Dabei wurden Dateninkonsistenzen, Duplikate und veraltete Datensätze identifiziert. Mit moderner Datenanalyse-Software, vor allem der Knime Analytics Platform, bereinigten und harmonisierten wir die Daten und schufen damit eine belastbare Grundlage für die Migration.
Datenkonsolidierung und Mapping
Nach der Bereinigung konsolidierten wir die Daten aus den verschiedenen Systemen. Unser Team entwickelte ein detailliertes Mapping-Schema für die Datenstruktur des neuen SAP-ECP-Systems. Jede Dateneinheit wurde sorgfältig zugeordnet, um eine korrekte Migration in das neue System sicherzustellen.
Migration und Integration
Die kritischste Phase war die produktive Migration. Wir importierten die Daten in das Produktivsystem und führten Stichproben sowie Kontrollen durch, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Da sich Produktions- und Testsystem deutlich voneinander unterschieden, waren kurzfristige Anpassungen direkt in der Produktion erforderlich. Wir sperrten die Daten, um Änderungen oder Manipulationen nach der Extraktion zu verhindern. Zusätzlich integrierten wir automatische Validierungen in den Prozess, damit das Tool die Daten nicht unbeabsichtigt verändert.
Wir führten die Datenmigration in mehreren Phasen durch, um das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung zu minimieren. Unser Team nutzte bewährte Migrationstools und -methoden, darunter die bereits erwähnte Knime Analytics Platform und die Standard-SAP-LSMW, um Daten sicher und effizient in das SAP-ECP-System zu übertragen. Parallel konfigurierten wir eine Point-to-Point-Integration mit dem bestehenden SAP SuccessFactors Employee Central Core HR System, um nahtlose Datenflüsse zwischen den Systemen sicherzustellen.
Validierung und Testing
Nach der Migration führten wir umfassende Tests durch, um Korrektheit und Integrität der migrierten Daten zu verifizieren. Dazu gehörten automatisierte Tests und manuelle Reviews durch unser Expertenteam und das Payroll-Team des Kunden. Abweichungen wurden umgehend adressiert, damit die Datenmigration höchste Qualitätsstandards erfüllte.
Die Test- und Validierungsphase wurde in einem Testsystem durchgeführt, das sich hinsichtlich Datenvolumen und Datenalter vom Produktivsystem unterschied. Dadurch konnten viele, aber nicht alle Probleme frühzeitig erkannt werden.
Herausforderungen und Mehrwert für den Kunden
Die zentrale Herausforderung bestand darin, auf Änderungen im Prozess und Design zu reagieren. Wir hielten das Migrationsdesign bewusst flexibel, da kurzfristig Entscheidungen über das Ziel einzelner Daten getroffen wurden. Diese Entscheidungen beeinflussten die eingesetzten Tools und Prozesse. Deshalb mussten wir unseren Ansatz flexibel halten und die Lösung modular und anpassbar gestalten, um die Migration erfolgreich abzuschließen. Auch die Harmonisierung erwies sich als Herausforderung. Dies unterstreicht die Bedeutung von Change und Kommunikation, um relevante Stakeholder über Änderungen in Systemen und Prozessen zu informieren. Gerade in Online-Projekten kann Kommunikation besonders anspruchsvoll sein, da die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit eingeschränkt sind.
Durch die erfolgreiche Umsetzung des Projekts erzielte das Unternehmen deutliche Verbesserungen in Payroll und Datenmanagement. Zu den zentralen Vorteilen gehören:
Höhere Effizienz: Durch die Konsolidierung der Payroll-Systeme wurden Prozesse verschlankt und operative Kosten reduziert.
Datenintegrität: Die umfassende Bereinigung und Harmonisierung der Daten führte zu einer höheren Genauigkeit und Verlässlichkeit der Payroll-Daten.
Verbesserte Integration: Die nahtlose Integration mit dem bestehenden SAP SuccessFactors Employee Central Core HR System stellte konsistente und aktuelle Daten über alle HR-Prozesse hinweg sicher.
Zukunftsfähigkeit: Das moderne SAP-ECP-System versetzt das Unternehmen in die Lage, zukünftige Herausforderungen im Payroll- und HR-Datenmanagement zu bewältigen.
Der Kunde verfügt heute über ein Payroll-System statt zuvor drei. Das ist eine erhebliche Verbesserung der operativen Effizienz. Drei Systeme müssen nicht mehr separat gewartet und aktualisiert werden – heute gibt es nur noch eines.
Lessons Learned & Fazit
Die passenden Tools müssen von Beginn an verfügbar sein und Scope sowie Datenvolumen berücksichtigen.
Junior Developer sollten gemeinsam mit Senior Developern arbeiten, um eine reibungslose Übergabe sicherzustellen.
Rollen und Verantwortlichkeiten sollten vor Projektstart eindeutig geklärt werden. Im Projekt mussten wir zahlreiche Aufgaben auf Kundenseite übernehmen, weil dort Unterstützung bei der Erledigung spezifischer Tasks erforderlich war.
Persönliche Treffen des Projektteams sind entscheidend für eine gute Teamkultur und ermöglichen eine andere Qualität der Zusammenarbeit.
Change und Kommunikation sind bei der Integration mehrerer Systeme innerhalb eines Unternehmens entscheidend, damit alle Stakeholder umfassend informiert sind.
Die erfolgreiche Migration der Payroll-Daten aus drei Legacy-SAP-HCM-Systemen zu SAP Employee Central Payroll (ECP) markiert einen entscheidenden Schritt in der digitalen Transformation des Unternehmens. Durch sorgfältige Planung, umfassende Datenanalyse und fachlich starke Umsetzung bewältigte unser Team erhebliche Herausforderungen und realisierte einen nahtlosen Übergang. Ein einheitliches Payroll-System steigert die operative Effizienz, verbessert die Datenintegrität und stellt eine nahtlose Integration in bestehende HR-Prozesse sicher. Diese modernisierte Infrastruktur positioniert das Unternehmen für zukünftiges Wachstum und ermöglicht es, kommende Herausforderungen im Payroll- und HR-Datenmanagement wirksam zu bewältigen.