Eine Vision, ein HR-System: HR-Streams und Services global vereinen
Das Projekt
Unser Kunde ist ein global tätiges Unternehmen mit mehr als 30 Legal Entities in 18 Ländern. Diese vielfältige globale Präsenz bringt besondere Herausforderungen mit sich. Unterschiedliche Kulturen, Persönlichkeiten und Perspektiven führten zu Inkonsistenzen in der Prozessbearbeitung, unterschiedlichen Ansätzen in der HR-Führung und dem Fehlen einer einheitlichen Plattform. Dadurch fehlten gruppenweite Reporting-Fähigkeiten und es war schwierig, People-Daten wie Headcount, FTE und Fluktuationsvolumen zu extrahieren, zu analysieren und zu berichten – Informationen, die für die Steuerung der Organisation entscheidend sind.
Um diese Herausforderungen zu adressieren, wurde eine einheitliche HR-Systemlandschaft eingeführt – eine globale Software-Instanz mit Employee- und Manager-Self-Service-Funktionen (ESS und MSS), die Best-Practice-Geschäftsprozesse unterstützt:
– Grundlage der Implementierung war der Rollout von SAP SuccessFactors Employee Central zur Verwaltung der Core-Mitarbeiterdaten aller Business Units.
– Zusätzlich wurden mehrere Module der SAP SuccessFactors Talent Suite implementiert, darunter Recruiting, Onboarding, Learning, Performance and Goals, Succession and Development sowie Compensation.
– Auf globaler Ebene und für alle Länder verfügbar wurde PeopleDoc eingeführt – ein intelligentes cloudbasiertes Ablagesystem für die Personalakten aller Mitarbeitenden der Gruppe.
In Zusammenarbeit mit unserem Partnerunternehmen Nagarro unterstützten wir den Kunden eng bei der globalen und lokalen Einführung dieser Softwaremodule in den Workstreams Projektmanagement, SuccessFactors-Systemarchitektur, Business- und System-Support, Datenmigration, Software-Testing sowie Change & Communication.
Wie HCM den Kunden unterstützt hat
Projektmanagement
Das Team unterstützte die Projektmanagement-Aktivitäten des Kunden, einschließlich der strategischen Planung und Überwachung von Zeitplänen und Meilensteinen, der Ressourcenallokation, des Risikomanagements und des Budgetcontrollings. Als Schnittstelle zwischen Projektsponsor, internen Stakeholdern, Software-Dienstleister und den lokalen HR-Verantwortlichen förderte das Team die Zusammenarbeit der Beteiligten und stellte die Qualitätsstandards des Projekts sicher.
SuccessFactors-Systemarchitektur
Der Workstream etablierte ein konsistentes und einheitliches HR-Core-System mit Employee- und Manager-Self-Service-Funktionen (ESS und MSS). Darüber hinaus wurden sämtliche SuccessFactors-Talent-Module nahtlos in das System integriert. Dadurch kann der Kunde globale Talentprozesse effizient steuern, unterstützt durch Echtzeit-Reporting und Trendanalysen, die wertvolle Einblicke in kritische HR-Kennzahlen liefern.
Business- und System-Support
Auf Basis einer umfassenden Analyse der HR-Abläufe des Kunden beriet das Projektteam zur Optimierung der HR-Geschäftsprozesse mit SuccessFactors. Es identifizierte Möglichkeiten, Workflows zu verschlanken, die Effizienz zu erhöhen und die Wirksamkeit von HR insgesamt zu verbessern. In Workshops und Beratungen mit zentralen Stakeholdern wurden Anforderungen aufgenommen und SuccessFactors an den spezifischen HR-Bedarf des Kunden ausgerichtet. Anschließend entwickelte das Team strategische Empfehlungen für die Konfiguration der SuccessFactors-Module entlang von Best Practices und Branchenstandards.
Datenmigration
Im Workstream Datenmigration unterstützte das Team den Kunden beim Export der Core- und Compensation-Daten aus den Legacy-Systemen. Die Rohdaten wurden aufbereitet und durch zusätzliche Transformationen für den Import in Employee Central vorbereitet. Dank der Erfahrung im Umgang mit unterschiedlichen Datenanforderungen konnte das Team auch komplexe Setups und länderspezifische Datensätze sicher verarbeiten.
Software-Testing
Das Team testete die SuccessFactors Suite sorgfältig auf globaler und länderspezifischer Ebene für alle 18 beteiligten Länder. Neben der Entwicklung der Testfälle orchestrierte das Team zentrale Testphasen, darunter Datenmigrationstests, Iterationstests und User Acceptance Tests. In der Koordination von 40 lokalen Testern weltweit bewältigte das Team Herausforderungen wie kurze Zeitfenster je Land, indem Testphasen für mehrere Länder parallel durchgeführt und die lokalen HR-Teams während des Testings intensiv unterstützt wurden.
Change & Communication
Es wurde ein umfassender Change-Ansatz entwickelt, um den Kunden bei der wirksamen Steuerung der Veränderung zu unterstützen. Dazu gehörten die Erstellung und Koordination der Go-live-Kommunikation sowie von Transformationsmaterialien für alle Länder. Auf Basis bewährter Best Practices und erprobter Change-Management-Methoden, beispielsweise Change Impact Analysen, stellte das Team ein nahtloses Alignment und erfolgreiches Change Management sicher.
PeopleDoc
Die Einführung von PeopleDoc als cloudbasierte Personalakte für alle Mitarbeitenden brachte besondere Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Dokumentenaufbewahrung unter Berücksichtigung lokaler gesetzlicher Anforderungen. Das Team harmonisierte unterschiedliche lokale rechtliche Ansätze auf Basis von Best Practices und juristischer Beratung und stellte so eine reibungslose Implementierung der PeopleDoc-Lösung sicher.
Mehrwert für den Kunden
Die erfolgreiche Implementierung von Employee Central, mehreren Talent-Modulen und PeopleDoc schuf erheblichen Mehrwert für den Kunden und veränderte die HR-Landschaft in folgenden Bereichen:
Verschlankte HR-Prozesse:
Mit dem einheitlichen HR-Core-System etablierte das Unternehmen standardisierte und effiziente HR-Prozesse über die globalen Einheiten hinweg und richtete diese stärker an den strategischen Zielen aus.
Verbesserte Zusammenarbeit:
Die neue Systemlandschaft erleichterte die Zusammenarbeit zwischen den Business Units und förderte Wissensaustausch sowie die Übernahme von Best Practices.
Transparenz und Datenzugänglichkeit:
Die implementierte Lösung erhöhte die Datentransparenz und lieferte Echtzeit-Einblicke in kritische HR-Kennzahlen wie Headcount, FTE und Fluktuationsvolumen. Manager und Mitarbeitende erhielten Self-Service-Funktionen und damit direkten Zugriff auf relevante Informationen.
Verbesserte Reporting-Fähigkeiten:
Mit einem robusten Reporting Framework konnte das Unternehmen ein nahtloses, unternehmensweites Reporting etablieren und datenbasierte Entscheidungen auf allen Ebenen ermöglichen.
Globale Standardisierung:
Die erfolgreiche Implementierung der HR Suite führte einen global standardisierten Ansatz für HR-Prozesse und -Praktiken ein, schuf eine konsistente Experience für alle Mitarbeitenden und unterstützte das Unternehmen beim Aufbau einer starken Arbeitgebermarke.
Zusammenfassend markierte die erfolgreiche Implementierung von SAP SuccessFactors einen Meilenstein auf dem Weg des Unternehmens, Tradition mit Innovation zu verbinden. Höhere Effizienz, bessere Zusammenarbeit und datenbasierte Entscheidungen bildeten die Grundlage für erfolgreiche Go-lives in mehr als 30 Legal Entities in 18 Ländern innerhalb von 18 Monaten. Damit wurde die Basis für eine dynamische Zukunft geschaffen, getragen von einem einheitlichen HR-Ökosystem.