Unabhängigkeit schaffen: Eine digitale HR-Transformations-Journey
Das Projekt und die Projektziele
Unser Kunde, ein börsennotiertes Engineering-Unternehmen mit Fokus auf elektrochemische Anlagen, wollte seine HR-Landschaft durch die Einführung einer modernen HR Suite transformieren. Gleichzeitig musste ein Carve-out aus der konzernweiten IT-Infrastruktur umgesetzt werden. Das primäre Ziel war digitale Unabhängigkeit von bestehenden gruppenweiten IT-Tools, eine effizientere Payroll durch Outsourcing sowie eine neue User Experience mit SuccessFactors.
Die Projektziele konzentrierten sich auf den Aufbau einer unabhängigen HR-Plattform zur Steuerung von Core-HR-Daten, Payroll und Time Management. Ein zentrales Ziel war die vollständige Autonomie von den Systemen der Muttergesellschaft und damit die Unterstützung der Strategie für digitale Transformation und operative Eigenständigkeit.
Um diese Ziele zu erreichen, wurde ein ambitionierter Zeitplan für einen schnellen Go-live in Deutschland innerhalb eines Jahres gesetzt. Implementiert wurden SuccessFactors Employee Central (EC), EC Time mit Time Off und Time Sheet, Employee Central Payroll (ECP), Concur, ein Tool zur Projektzeiterfassung sowie eine elektronische Aktenlösung (e-file). Damit sollte ein reibungsloser Übergang von den Legacy-Systemen für die deutsche Einheit sichergestellt werden.
Wie HCM unterstützt hat
Das HCM-Team spielte eine zentrale Rolle bei der Umsetzung des digitalen HR-Transformationsprojekts. Es übernahm die vollständige Verantwortung für Projektmanagement (PM) und Project Management Office (PMO) sowie die komplette technische Ownership für die Module Employee Central und Time Management. Zusätzlich zu diesen Kernbereichen unterstützte das Team die Integration maßgeblich und setzte dedizierte Integrationsexperten sowie einen Solution Architect ein, um eine nahtlose Konnektivität zwischen den Systemen sicherzustellen.
Die Führung, technische Expertise und der partnerschaftliche Ansatz ermöglichten einen reibungslosen Payroll-Übergang und eine wirksame Integration. Gleichzeitig hielten Teamwork, Anpassungsfähigkeit und Wissensaustausch das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen. Die unterschiedlichen Hintergründe im Team stärkten die Zusammenarbeit zusätzlich und trugen wesentlich zur Erreichung der Projektziele bei.
Herausforderungen und geschaffener Mehrwert
Zu den zentralen Herausforderungen gehörten:
Die Übernahme von Verantwortlichkeiten eines vorherigen Dienstleisters nach dem Ausscheiden wichtiger Personen während des Projekts.
Eine initiale Kosten- und Aufwandsschätzung, die die Anforderungen des Kunden nicht vollständig abbildete und deshalb Neuplanung und Anpassungen erforderte.
Verzögerungen in mehreren parallelen Initiativen, die eine schnelle Entwicklung von Workarounds und temporären Integrationslösungen notwendig machten.
Unvorhergesehene Herausforderungen, darunter Budgetabweichungen und Ressourcenengpässe, machten Anpassungen der Kunden-Timeline, Neuverhandlungen und zusätzliche Aufwände zur Erfüllung neuer Anforderungen erforderlich.
Seit dem Go-live hat das Projekt folgende Ergebnisse geliefert:
Eine verbesserte User Experience mit einheitlichem Zugang zu HR-Applikationen.
Reduzierte Total Cost of Ownership durch ausgelagerte Assisted Maintenance Services (AMS) und Business Process Outsourcing (BPO) Services.
Digitaler Zugriff auf persönliche Daten für alle Mitarbeitenden und damit eine deutliche Reduzierung manueller Aufwände im HR-Team.
Verbesserte interne Trainings und stärkerer Wissensaustausch.
Der Aufbau einer starken, agilen und flexiblen HR-Organisation.
Lessons Learned und Fazit
Das HR-Suite-Projekt hat gezeigt, wie wichtig robuste Ressourcenplanung und eine umfassende frühe Anforderungsaufnahme für erfolgreiche digitale HR-Transformation sind. Das Projekt verdeutlichte, dass die Abhängigkeit von einer einzelnen Expertin oder einem einzelnen Experten ein erhebliches Risiko darstellt und realistische Aufwandsschätzungen entscheidend sind, um unerwartete Herausforderungen zu vermeiden.
Proaktive Einbindung des Kunden, rechtzeitige Bereitstellung von Daten und klar definierte Stakeholder-Verantwortlichkeiten erwiesen sich als kritische Erfolgsfaktoren. Wirksame funktionsübergreifende Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und integrierte Datenvalidierung verbesserten die Projektergebnisse insgesamt.
Darüber hinaus trugen schlanke Change-Management-Prozesse und das Mentoring jüngerer Teammitglieder positiv zur Teamperformance bei. Diese Erkenntnisse fließen in unsere zukünftigen Projekte ein und unterstützen uns dabei, weiterhin hochwertige Ergebnisse für unsere Kunden zu liefern.
Zu den zentralen Erfolgen gehörte die erfolgreiche Implementierung aller Module, die im ersten Payroll Run und der Auszahlung für alle Mitarbeitenden gipfelte. Trotz Scope-Änderungen und Verzögerungen auf Kundenseite ermöglichten der Einsatz des Teams und der kollaborative Ansatz eine zeitgerechte und wirksame Umsetzung. Das Projekt war mit erheblichen Herausforderungen verbunden; durch konsequentes Teamwork und eine produktive Partnerschaft mit dem Kunden entstand jedoch eine zukunftsfähige HR-Plattform, die als Modell für weitere Transformation dient.